Tietosuoja Ylitornion seurakunnissa

Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla ja Ylitornion seurakunnilla on pitkät perinteet henkilötietojen käsittelyssä. Kaikki toimintamme on läpinäkyvää ja arvojemme mukaista. Tietosuoja-asioissa vastuullisuus ja luottamuksellisuus ovat meille tärkeitä ja sitoudumme suojaamaan jäsentemme ja asiakkaidemme yksityisyyttä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 art 6:n säädöstä.

Tälle sivulle on koottu tietoa henkilötietojen käsittelystä Ylitornion seurakunnassa. 

Tietojen kerääminen ja käyttäminen

Seurakuntien toiminta ja jäsenyys edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Yksilöiviä henkilötietoja ovat mm. nimi ja henkilötunnus sekä yhteystiedot.

Keräämme henkilötietoja jäsenrekisterin lisäksi erilaisten tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä sekä asiakaspalvelutilanteissa ja sopimuksia tehtäessä. Tiedot saadaan pääasiallisesti henkilöltä itseltään. Tämän lisäksi saamme tietoja väestötietojärjestelmästä.

Käytämme henkilötietoja seurakunnan toiminnassa sekä jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamisessa. Lisäksi käytämme henkilötietoja palveluiden tuottamisessa ja kehittämisessä.

Seurakunnan julkisissa asiakirjoissa ei pääsääntöisesti ilmoiteta henkilötietoja. Päätöksentekoon liittyvissä pöytäkirjoissa ja päätöksissä henkilötiedot näkyvät toimielimen /asian oikaisuvaatimuksen ajan, jonka jälkeen henkilötiedot anonymisoidaan. Kokouksessa läsnä olevien viranhaltijoiden,, asiantuntijoiden ja luottamushenkilöiden henkilötietoja ei säädöksen mukaan anonymisoida.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Oikeusperusteena on useimmiten seurakunnan jäsenyys, palvelussuhde, sopimus tai muu merkityksellinen asiakassuhde. Lisäksi voimme käsitellä tietoja henkilön suostumuksella.

Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöä. Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta käsittelemiseltä.

Säilytämme henkilötietoja tarvittavan ajan, jota määrittää niiden käyttötarkoitus. Joidenkin tietojen säilyttäminen on määritelty lainsäädännössä (esim. kirkkolaki, väestötietolaki ja kirjanpitolaki) rekisterinpitäjälle asetettujen velvollisuuksien ja vastuiden toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Tietopyyntö

Voit tehdä tietopyynnön itseäsi koskevista henkilötiedoista tällä lomakkeellaLinkki avautuu uudessa välilehdessä.Linkki avautuu uudessa välilehdessä Toimita tietopyyntö siihen seurakuntaan, jonka toimintaan olet osallistunut. Mikäli tietopyyntö koskee seurakuntayhtymän yhteisiä palveluita (esim. diakonian erityispalvelut, perheneuvonta, sairaalasielunhoito) lähetä pyyntö kyseiseen palveluyksikköön. 

Tietopyynnöstä veloitetaan Kirkkohallituksen päätöksen mukainen korvaus.

Toimitamme tiedot aina kirjallisesti. Seurakunta dokumentoi henkilötietojen käsittelyn (lomake)Linkki avautuu uudessa välilehdessä

Valokuvaus- ja videointilupaLinkki avautuu uudessa välilehdessä (luvan on voinut antaa ilmoittautumisen yhteydessä) 

Yhteystiedot

Ylitornion seurakunnan tietosuojayhteyshenkilö:

Talouspäällikkö Pirta Melaluoto, p 040 039 9270, pirta.melaluoto@evl.fi

Oulun seurakuntayhtymän tietosuojavastaavat (Ylitornion seurkunta hankkii palvelun):

Sähköposti: tietosuojavastaava.oulu@evl.fi

Kristiina Harjuautti, p. 050 438 9034
Pentti Pekkarinen, p. 040 7785362

PL 122, 90101 Oulu. Käyntiosoite: Isokatu 17, 90100 Oulu

Kansallinen valvontaviranomainen ja tietosuojavaltuutettu:

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
p. 029 566 6700

tietosuoja.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Seurakunnan kirkkoneuvoston hyväksymä tietosuojapolitiikkaLinkki avautuu uudessa välilehdessä.

Seurakunnan tietosuojaselosteet Linkki avautuu uudessa välilehdessäsisältävät:

Tietosuojaselosteet jäsenrekisteri ja kirkonkirjat ( Oulun seurakuntayhtymä, aluerekisterikeskus)

Tietosuojaselosteet muut yleiset  (puhelin, WhatsApp,  Signal, paperidokumentti, sähköposti)

Tietosuojaselosteet verkkosivut ja sosiallinen media 2024 (Lukkari, Facebook, Instagram, TikTok, Striimaus jne)

Tietosuojaselosteet kameravalvonta 2024  (Seniortek Oy)

Tietosuojaselosteet avainrekisteri ja kulunvalvonta  2024 (Esmi Access)

Tietosuojaselosteet ilmoittautuminen  2024 (Katrina)

Tietosuojaselosteet asianhallintajärjestelmä (Piironki, Valmu)

Tietosuojaselosteet asiakasrekisteri 2024  (Katrina, Therefore, Piironki)

Tietosuojaselostus diakoniatyön-asiakasrekisteri 2024  (Katrina)

Tietosuojaseloste luottamushenkilövaaleista 2024 (Piironki, Katrina, Visma Sign)

Tietosuojaseloste luottamushenkilöt 2024 (Piironki)

Tietosuojaselostus sidonnaisuusrekisteri 2024 (Piironki)

Tietosuojaselosteet Visma Sign -järjestelmä  2024 (Visma Sign)

Tietosuojaselostus vapaaehtoiset toimijat 2024 (Katrina)

Tietosuojaselostus kastetoimituksen henkilötiedot 2024   (Katrina, Therefore)

Tietosuojaselostus avioliiton vihkimiseen liittyvät henkilötiedot 2024 (Katrina, Therefore)

Tietosuojaselosteet hautarekisteri ja haudanhoitorahaston rekisteri  2024 (Katrina, Therefore)

Tietosuojaselosteet valokuvista ja videotallenteista 2024 (Piironki, kameravalvonta)

Tietosuojaselosteet rekrytoinnista 2024 (Piironki)

Tietosuojaselosteet palvelussuhteista  2024 (Katrina, Piironki)

Tietosuojaselosteet jäsenrekisteristäLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Tietosuoja Piironki ja Valmu -järjestelmät (pyydettäessä)

Tietosuoja Thererfore -järjestelmät (pyydettäessä)

Tietosuoja kameravalvonta, Seniortek (pyydettäessä)

Tietosuojaseloste VItec Katrina Oy

Tietosuojaseloste, Depona Oy

Tietosuojaseloste Rovaniemen seurakuntaLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Tietosuojaseloste Oulun aluerekisterikeskusLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Päivitämme tietosuojaselosteita tarpeiden mukaan.